オンライン秘書や在宅ワークをしていると、文章を書く、情報を整理する、手順をまとめるといった作業がたくさんあります。
そんなとき、ChatGPTのようなAIを使えると、仕事の下準備が少しラクになります。
ただ、AIと聞くと「難しそう」「何に使えばいいかわからない」と感じる方も多いと思います。私も最初は、便利そうだけど実務にどう使えばいいのか迷いました。
この記事では、オンライン秘書がAIを使い始めるなら、まずどんな場面から試すとよいかをまとめます。
AIは、仕事を丸投げするものではない
最初に大切なのは、AIに仕事を丸投げしないことです。
ChatGPTは、文章のたたき台を作ったり、情報を整理したり、アイデアを出したりするのが得意です。一方で、事実確認や最終判断は人が行う必要があります。
オンライン秘書の仕事では、クライアント情報や個人情報を扱うこともあります。秘密情報をそのまま入力しない、出てきた内容を必ず確認する、必要に応じて公式情報を確認する。このあたりは、安心して使うために大切です。
まず試しやすい使い方
オンライン秘書がAIを使い始めるなら、まずは次のような作業から試すと使いやすいです。
1. メール文のたたき台を作る
丁寧な文章を書こうとすると、意外と時間がかかります。
ChatGPTには、「お礼メールのたたき台を作って」「やわらかい表現にして」「ビジネス向けに整えて」といった形で依頼できます。最終的には自分で確認し、相手や状況に合わせて調整します。
2. 議事録やメモを整理する
会議メモや打ち合わせ内容を、見出しごとに整理したいときにもAIは役立ちます。
ただし、録音データや個人情報をそのまま入れるのではなく、扱ってよい範囲に加工してから使うことが大切です。
3. 手順書のたたき台を作る
オンライン秘書の仕事では、手順を残すことがとても大切です。
自分がやっている作業を箇条書きで入力し、「初めて見る人にもわかる手順書にして」と依頼すると、マニュアルのたたき台を作れます。そこから実際の画面やルールに合わせて直していくと、作成時間を短縮できます。
4. SNSやブログの構成案を出す
発信サポートをする場合、投稿のテーマや見出し案を考える場面もあります。
AIに構成案を出してもらうと、最初の迷いが減ります。ただし、そのまま使うと一般的な文章になりやすいので、最終的にはクライアントの言葉や読者に合わせて整える必要があります。
AIを使うときに気をつけたいこと
AIを使うときは、便利さだけでなく注意点も知っておきたいです。
- 個人情報や機密情報をそのまま入れない
- 出てきた内容を必ず確認する
- 事実や数字は公式情報で確認する
- クライアントの言葉や方針に合わせて直す
- AIを使ったことを共有すべき場面では隠さない
AIは、仕事を雑にするための道具ではなく、丁寧に進めるための下準備を助けてくれる道具だと思っています。
まずは、自分の仕事をラクにするところから
オンライン秘書がAIを使うなら、最初から難しいことをしなくても大丈夫です。
メールのたたき台を作る。メモを整理する。手順書を作る。記事や投稿の構成を考える。そうした身近な作業から試すだけでも、仕事の負担は少し軽くなります。
大切なのは、AIに任せきりにするのではなく、自分の確認と判断を残すこと。そこを忘れなければ、AIはオンライン秘書の仕事を支えてくれる心強い道具になります。
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