オンライン秘書や在宅での働き方を考えるようになった最初のきっかけは、医療業界での経験そのものではありません。仕事と子育ての両立に悩み、在宅で、もう少し柔軟に働ける方法を探し始めたことでした。
一方で、医療事務、総務、人事労務、訪問看護ステーションでの業務改善など、医療業界で積み重ねてきた経験は、現在のオンライン秘書やバックオフィス支援に活かされています。
現場で働く中で、事務作業や情報整理の仕組みが整うだけで、働く人の負担は大きく変わると感じてきました。
本来の仕事に集中したいのに、事務作業に追われてしまう。必要な情報が紙や個人の頭の中に散らばっていて、毎回確認に時間がかかる。そんな場面を何度も見てきました。
バックオフィスは、目立たないけれど働き方を支えている
バックオフィスの仕事は、表に出ることが少ない仕事です。
でも、メール対応、スケジュール調整、請求、採用、書類管理、情報整理が滞ると、現場全体の動きが重くなります。逆に、そこが整っていると、専門職の方や事業者の方が本来の仕事に集中しやすくなります。
私はその「支える仕事」に、ずっとやりがいを感じてきました。
医療現場で感じた、仕組み化の大切さ
訪問看護ステーションで働いていたとき、紙や手作業で管理されている業務がたくさんありました。
出勤簿、経費精算、営業先リスト、利用者さまの情報管理。どれも必要な業務ですが、やり方を見直せば、もっと時間を短縮できると感じるものばかりでした。
スプレッドシートやGoogleマップを使って情報を整理し、マニュアルを作り、少しずつ現場で使える形にしていく。最初は戸惑いの声もありましたが、仕組みが整うことで、現場の方が動きやすくなる場面を見てきました。
オンライン秘書は、単なる事務代行ではない
オンライン秘書という言葉だけを見ると、在宅で事務作業をする仕事という印象を持つ方もいるかもしれません。
でも実際には、相手の状況を理解し、必要な情報を整理し、先回りして動きやすい形を作る仕事でもあります。
言われたことをこなすだけではなく、「この作業はどうすればもっとラクになるか」「どこで情報が止まっているか」を考える視点が大切です。
働く人の余白を作るために
私がバックオフィス支援で大切にしたいのは、ただ業務を代わりに行うことではありません。
事業者の方が本来の仕事に集中できること。現場で働く人が、必要以上に疲れ切らないこと。そして、支える側も無理をしすぎず、自分の暮らしを大切にしながら働けること。
そのために、オンライン秘書やバックオフィス支援という働き方を、もっと現実的で続けやすい形にしていきたいと思っています。
このブログでは、これまでの経験をもとに、働き方やチーム運営、暮らしとのバランスについても記録していきます。
働き方を見直したい方へ
オンライン秘書や在宅ワークに興味はあるけれど、何から始めたらいいか迷っている方へ。オンライン秘書キャンパスでは、子育てや暮らしを大切にしながら、未経験から少しずつ実務を学べる場づくりを進めています。
